NotebookLMは導入直後こそ盛り上がりますが、３か月を越えるころに運用が失速しがちです。
理由は、初期設定だけで満足し「週次・月次で回す型」が欠けるからです。
本記事は導入から90日で定着させるための具体的なチェックリストを、日付レンジ別（0–7日／8–30日／31–60日／61–90日）に整理。さらにダッシュボード監視やプロンプト共有の習慣化、権限棚卸しまでを実務で回せる粒度で解説します。
関連として「Slack×NotebookLMで“聞かずに調べる”社内文化」「探す時間ゼロ！情報アクセス革命」とも連動し、今日から“探さない”環境づくりを加速できます。
DAY0–7：初期設定と土台づくり
初期ルールの確定：命名・タグ・権限・更新責任
最初の１週間で土台の４点（命名、タグ、権限、更新責任）を高速に決めます。
命名は「YYYYMMDD_案件_v番号_担当」、タグは「部署｜プロジェクト｜ステータス」の三層固定、権限はRBACで役割ごとに付与、更新は各ドキュメントのオーナーと次回見直し日を明記。
これを１ページのルールカードにまとめ、共有ドライブ最上位とNotebookLMノートの先頭に掲示します。長文のガイドを配るのではなく、全員が５分で理解できる“最小公約数”を先に回し、詳細は運用しながら増補するのが定着のコツです。
ソース取り込みとDrive連携の健全化
Google Driveの三層フォルダ（部署／プロジェクト／年月）を整え、代表資料をNotebookLMの「Add sources」で取り込みます。
画像PDFはOCR、動画・音声は字幕（VTT/SRT）を事前付与。取り込み後はノート内でタグカテゴリを設定し、「クリックして同期」ボタンの運用を説明。
同期忘れは品質劣化の元なので、週次で担当者にリマインドが飛ぶようSlack／カレンダーを設定しておきます。詳細手順はDrive連携ガイドを参照してください。
キックオフ：目的・KPI・使い方の共有
全員向けに30分のキックオフを開催し、KGI（検索平均時間50％削減）とKPI（命名逸脱率、タグ未付与率、未同期ソース数、DM質問数）を宣言。
NotebookLMのデモでは「引用付き回答→根拠リンクを開く→Driveで最新版を確認」の一連を実演します。最後にオンボーディング課題（自部門の資料３本をテンプレで整備→ノートへ追加→Slackに共有）を出し、１週間で“自分ごと化”させます。
DAY8–30：運用ルーティン化とプロンプト共有
週次チェックの型：逸脱検知とその場直し
２週目からは週次チェックリストを回します。①命名テンプレ逸脱の自動検出、②タグ未付与の抽出、③未同期ソースの洗い出し、④重複ファイルの検知をダッシュボードで可視化し、担当者にワンクリック修正リンクを配布。
人の指摘ではなくシステム通知で促すと、心理的負担をかけずに遵守率が上がります。月末に“逸脱トップ３”を共有し、翌月の予防策（辞書整備・テンプレ追記）を決めます。
プロンプトMVPとライブラリ化
質問力は成果を左右するため、毎週「プロンプトMVP」を表彰します。要約、数字抽出、比較、根拠確認など目的別にテンプレをSpreadsheetへ蓄積し、ノート先頭からリンク。
良いプロンプトにはタグ（例：#KPI, #料金, #比較）を付けて再利用しやすくします。MVPはSlackに掲示し、成功例の見える化で自走学習を促進。テンプレは３行程度で短く、誰でも真似できる形に保つのが継続のカギです。
Slack連携で“聞かずに調べる”導線を整える
問い合わせはまずSlackの/ask（Bot→NotebookLM検索）で自己解決、未ヒットならチャンネルで相談——という二段階ルールを明文化します。
Botの返答は本文＋引用＋リンクの三点セットに統一し、追加質問を減らします。運用の詳細や成功事例はSlack×NotebookLMで“聞かずに調べる”社内文化を参照。DM質問数の減少は定着度を測る有効な指標です。
DAY31–60：ダッシュボード監視と改善サイクル
KPI可視化：検索時間・未ヒット率・重複
Looker Studio（Data Studio）でKPIを可視化し、部門ごとに毎週レビューします。特に「検索平均時間」「未ヒット率」「重複ファイル数」「未同期ソース数」を時系列で追い、悪化ポイントを特定。
未ヒット語はタグ辞書へ追加、重複はアーカイブへ退避、未同期は担当者アラートで即日解消。改善アイテムには担当・期限・完了条件をセットし、次回会議でフォローアップします。
品質向上：OCR・字幕・メタデータの底上げ
誤変換が多いPDFは再OCR、動画・音声は字幕の固有名詞修正、ドキュメント先頭には要約ブロック（目的／対象／更新日／責任者）を追加。NotebookLMの要約品質は入力の整備に比例します。
取り込み前の最適化ポイントはNotebookLM対応形式まとめを参照し、担当者が迷わない“前処理チェック”をテンプレ化しましょう。
ユースケース拡張：テンプレ運用とA/B
提案書、議事録、FAQ、手順書などテンプレート運用を開始。NotebookLMにテンプレのノートを置き、実資料と並べてA/B比較（例：要約精度、引用の正確性、検索ヒット数）を実施します。
結果が良い型は部門標準へ昇格、合わない型は破棄。使って学ぶ→型に反映の循環を作ると、属人化を避けながら品質が底上げされます。
DAY61–90：自走化・拡大・ガバナンス強化
権限棚卸しとRBACの最適化
四半期に一度、DriveとNotebookLMの権限棚卸しを実施。「不要な閲覧権」「不足する編集権」を洗い出し、ロール定義を更新。
機密度（公開／社内限定／機密）ごとに保存先を分離し、機密は共有リンク禁止・期限付きアクセスに。棚卸しの結果はダッシュボードに残し、次回の監査で差分を確認します。
ふりかえり（KPT）とロードマップ更新
90日目の全体レビューでKPT法を実施。Keep（続ける）、Problem（課題）、Try（試す）を部門横断で出し合い、次の90日のロードマップを確定します。KPI達成度を共有し、成功要因を明文化。改善は「小さく早く」を原則に、翌日から動けるタスクへ分解します。
成果発表と横展開プラン
「検索時間×50％削減」「DM質問−40％」「重複−70％」などの成果をスライド１枚に凝縮し、全社に発表。称賛文化としてプロンプトMVP・整備貢献賞を表彰します。次部署への横展開は、ルールカード・テンプレ・ダッシュボードの３点セットをコピーして着火し、現場に合わせて微調整するだけにします。
実務で使える週次・月次・イベント別チェック
週次チェックリスト（10項目／各部門）
毎週の定例で下記を確認します。迷ったら本記事をブックマークして読み上げ式に運用してください。
- 命名テンプレ逸脱の修正完了
- 三層タグの未付与ゼロ
- 未同期ソースの解消
- 重複ファイルのアーカイブ
- 要約ブロックの追記（新規資料）
- 未ヒット語の辞書追加
- プロンプトMVP選出・共有
- ダッシュボードのKPI悪化箇所の是正
- Slackの/ask利用率の確認
- 次週タスクの担当・期限設定
月次チェックリスト（10項目／横断会議）
部門横断会議では数値で議論します。成果を定量化し、来月の重点に資源を再配分しましょう。
- 検索平均時間（前月比）
- 未ヒット率と上位クエリ
- 重複・未同期・逸脱件数の推移
- 権限棚卸し結果と是正率
- テンプレA/Bの勝ちパターン
- 学習会・オンボ実施回数
- MVP再掲と再利用率
- ナレッジ流入数（新規ソース）
- 利用満足度（NPS）
- 翌月ロードマップ確定
イベント別チェック（新入社員・リリース時）
入社時：命名・タグ・同期・/askのハンズオンを初週に実施。合格テストを通過したらプロジェクト権限を付与。
リリース時：公開範囲の二重ゲート（申請→承認）、表紙の要約ブロック更新、版のアーカイブ、ノートの引用リンク検証。
障害時：復旧手順ノートをテンプレート化し、Slackに固定。運用継続改善の章も併読すると復旧後の再発防止策が立てやすくなります。
まとめ
90日定着の鍵は、①初週で土台（命名・タグ・権限・更新責任）を確定、②２〜４週で週次チェック＋MVP共有を回す、③２か月目にKPIダッシュボードで改善点を数値化、④３か月目に棚卸し・KPT・横展開で自走化することです。
併せてSlack×NotebookLMで“聞かずに調べる”導線を敷き、探す時間ゼロの仕組みを継続改善すれば、NotebookLMは“第二の脳”として組織に定着します。今日からチェックリストで着実に前進しましょう。
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