議事録作成 は「録音→書き起こし→要点整理→共有」の繰り返し作業が多く、担当者の負担が大きい業務です。
さらに内容の抜け漏れや記述ミスが発生すると、意思決定やタスク管理にも影響を及ぼします。しかし今や NotebookLM Plus を使えば、録音ファイルをアップロードするだけで要約・決定事項・アクションアイテムまで一気に抽出できる時代。
この記事では、従来フローとのビフォーアフター比較や具体的な活用事例、導入時に押さえるべき注意点（録音許可・Drive同期・最終チェック）を解説します。
読み終わる頃には、あなたの会社で「議事録業務をAI化する第一歩」が明確になるはずです。
議事録作成の課題とAI導入で得られるメリット
従来の議事録作成が抱える3つのムダ
これまでの議事録は「①録音データの文字起こしに数時間、②要点を抽出するのにさらに数時間、③最終チェックと共有でまた時間がかかる」という三重苦が当たり前でした。
特に発言量が多い会議では要点整理に追われ、担当者が会議本来の内容を理解する余裕すら奪われるケースも少なくありません。
NotebookLM Plusが実現する自動要約の仕組み
NotebookLM Plus に音声ファイルをアップロードすると、内部で自動文字起こしが走り、AIが文脈を解析して「要点・決定事項・アクション」をタグ付けします。
これにより、担当者は生成された概要を確認・修正するのみで済み、作業時間を最大80％削減できます。
AI導入で浮いた時間を“分析・提案”にシフト
AIが作業時間を短縮した分、担当者は議論の背景やリスクを分析し、次の施策を提案する“高付加価値業務”に集中できます。
議事録は単なる記録から意思決定ドキュメントへと進化し、会議後のアクションスピードも向上します。
NotebookLM Plusで変わる！議事録ビフォーアフター
Before：4ステップ・180分の手作業フロー
従来は「①録音→②文字起こし（60分）→③要約作成（90分）→④レビュー・共有（30分）」が標準的プロセスでした。担当者は集中力を削がれ、週次会議だけで年間100時間以上を費やす例も珍しくありません。
After：2ステップ・30分で共有まで完了
NotebookLM Plus導入後は「①録音ファイルをアップロード→②AI生成議事録を確認・修正」のみ。文字起こしと要約が自動で行われるため、作業時間は約30分に短縮。空いた時間を別の会議準備や資料作成に充てられます。
チーム全体のコミュニケーション品質も向上
迅速な共有により、参加できなかったメンバーも即座に議論内容を把握。タスク漏れや認識ズレが減り、チーム全体で結果にフォーカスした議論が可能になります。
NotebookLM Plusを使った具体的な議事録事例
1時間15分の雑談混じり会議でも要点抽出
社内サムネイルデザイン会議（75分）を録音し、NotebookLM Plusにアップロードしたところ、3分以内に「背景の重要性・メッセージ強調・デザイン統一」など5カテゴリ×10行程度の要点が自動生成されました。
雑談が多かったにもかかわらず、AIが関連発言のみを抽出し、議事録として十分機能するレベルの精度でした。
決定事項とアクションアイテムを自動ラベル化
AIは「決定：タイトルに“徹底解説”を入れる」「担当：Aさんが素材収集」などを自動でラベル化。スプレッドシートにコピーすればタスク管理ツールへの連携も容易です。
ブリーフィングモードで経営層向け要約を瞬時に作成
右サイドバーの“Briefing”を選択すると、300文字以内の“経営層向けサマリ”が生成されます。長時間の経営会議でも、短時間で意思決定者に共有できるためレポーティングコストが大幅に低減します。
導入時の注意点と運用ベストプラクティス
録音時の許可取得は必須！テンプレートをBotに登録
外部顧客やパートナーとの会議を録音する際は、必ず事前許可を得る必要があります。NotebookLM Plusに「録音許可テンプレート」を登録し、ワンクリックで提示できる運用を整えておくとコンプライアンスリスクを最小化できます。
Drive同期ボタンを押さないと内容は更新されない
アップロード元がGoogleドキュメントの場合、ファイルを更新してもNotebookLM Plus側で“Drive同期”を手動実行しない限りAIが旧バージョンを参照してしまいます。週次で同期確認を行う“チェックリスト”を作成すると安心です。
最終チェックは人間が必ず行う“W確認”体制
AI要約は高精度ですが、専門用語の誤変換やニュアンスの取り違えが発生する可能性があります。担当者＋議長のWチェックをフローに組み込み、AI生成議事録の信頼性を担保しましょう。
スモールスタートから全社展開へ──導入ロードマップ
① パイロット会議を選定し効果測定
まずは週次定例など録音環境が整った会議で試験導入し、「作業時間削減率」「誤記修正件数」を計測。ROIを可視化することで社内説得材料を得られます。
② 成果を共有し対象会議を段階的に拡大
効果が確認できたら、プロジェクト会議→社外ミーティング→経営会議の順に対象を拡大。段階的に展開することで現場の不安を最小化できます。
③ AI議事録とタスク管理ツールの連携を自動化
最終段階ではAPIやZapier連携を使い、AIが抽出したアクションアイテムをTrello・Asanaなどに自動登録。議事録からタスクへワンストップで繋がるワークフローを構築しましょう。
NotebookLM Plus は議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減し、「記録業務」から「意思決定支援」へのシフトを加速させます。
ただし録音許可の取得・Drive同期・人間による最終チェックといった運用ルールを徹底しなければ、誤情報共有やコンプライアンス違反のリスクが残ります。
まずは小規模な会議で試験導入し、効果を数値化して全社展開——これがAI議事録化の成功パターンです。AIに任せる部分と人間が担保すべき部分を切り分け、組織全体の生産性を底上げしましょう。
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