資料作成が早い人はやっている！Geminiで下書き→NotebookLMで再利用する技

資料作成って、なぜあんなに時間が溶けるのでしょうか。スライドを開いた瞬間はやる気があるのに、過去資料を探して迷子になり、構成を考えて止まり、言い回しを直してまた止まる。気づけば「今日、資料しかしてない…」となりがちです。

資料作成が遅くなる本当の原因

原因①：過去資料が見つからず「探す時間」が膨らむ

資料作成の敵は、文章力ではなく探し物です。どこかにあるはずの提案書、前回の実績、数字の根拠、上司が好む言い回し。これを探しているうちに集中が切れ、結局またゼロから書いてしまう。これが“遅さ”の正体です。
NotebookLMを使うと、過去資料を「読むための保管」ではなく「質問して取り出す保管」に変えられます。過去の提案書や実績資料をNotebookLMに入れておけば、「前回の結論は？」「この数字の根拠は？」「よくある反論は？」と聞くだけで必要要素が出ます。探す時間が減ると、資料は一気に早くなります。
ここでのポイントは、最初から完璧に整理しないことです。まずは“入れる”だけ。取り出しは質問でできます。探すストレスが消えるだけで、資料作成の体感が大きく変わります。

原因②：構成が決まらず「白紙の恐怖」で止まる

資料作成で手が止まる瞬間は、ほとんどが「何を書けばいいか分からない」ではなく「順番が決まらない」です。結論を先に言うべきか、背景から話すべきか、説得材料はどれを使うべきか。ここで迷うと、1枚目で止まります。
この迷いは、Geminiが得意です。NotebookLMから集めた素材（要点・数字・事例）を渡し、「対象は経営層、目的は意思決定、10枚で構成案を出して」と依頼すると、骨格が一発で出ます。人がゼロから順番を考えるより、先に“型”を作ってから直す方が速いです。
資料作成が早い人は、最初に完璧を作りません。まず構成を出し、あとで削ります。Geminiはその“最初の叩き台”を最速で作ってくれる相棒になります。

原因③：手戻りが多く「直す作業」が増える

資料が遅い人ほど、作成後の手戻りが多い傾向があります。原因は、根拠の不足、前提のズレ、上司や顧客の関心とズレた説明。つまり、“読み手設計”が弱い状態です。
ここもGemini×NotebookLMで改善できます。NotebookLMから「想定質問」「反論」「決裁条件」を抽出し、Geminiに「反論対応スライドを1枚追加」「FAQを3つ作成」と補強させる。さらに完成版をNotebookLMに戻しておくと、次回は“手戻りを潰した版”が最初から使えます。
手戻り削減は、資料作成の最強の時短です。作成時間を削るだけでなく、“直す時間”を削るほど、トータルが短くなります。

最短ルートは「素材→構成→本文→仕上げ→保存」

素材：NotebookLMに“根拠セット”を作っておく

資料作成の前に、NotebookLMに“根拠セット”を作ります。これは、資料の材料を一箇所にまとめる作業です。おすすめの素材は次の通りです。
・前回の資料（類似案件の提案書・報告書）
・数字の根拠（実績、費用、工数、スケジュール）
・事例（成功例、失敗例、顧客の声）
・想定質問（上司や顧客が気にする点）
ここまで揃えると、NotebookLMに「今回の資料に使える要点を箇条書きで」「数字と根拠だけ一覧で」と質問でき、素材が一気に整います。
素材が整った状態でGeminiに渡すと、出力の精度が上がり、後で直す量が減ります。最初の5分で“材料の質”を上げることが、最短化の鍵です。

構成：Geminiで“見出し”だけ先に作る

次に、Geminiに構成案を作らせます。ここで重要なのは、いきなり本文を作らないことです。先に“見出し”を作ると、迷いが消えます。依頼するときの条件は具体的にします。
・対象：経営層／現場／顧客
・目的：意思決定／共有／提案
・枚数：10枚（またはA4 2枚）
・制約：1枚あたり3行、専門用語は少なめ
こうした条件を渡すと、読み手設計が入り、手戻りが減ります。
構成が出たら、次にやるのは“削る”ことです。不要な見出しを消し、足りない見出しを追加する。この編集は人がやりますが、ゼロから作るより圧倒的に速いです。資料作成は、作るより選ぶ方が速い。Geminiはその土台を作ります。

本文：1見出しずつGeminiで埋め、NotebookLMで根拠を確認する

構成が決まったら、本文は1見出しずつ作ります。ここでおすすめなのは、Geminiに「このスライドは3行で」「結論から」「数字を1つ入れる」と条件を付けることです。短く作るほど、読みやすく、修正もしやすくなります。
同時に、根拠が怪しい部分はNotebookLMに戻って確認します。「この数字の根拠はどの資料？」「似た事例の結果は？」と聞き、確信が持てたら本文に反映します。
つまり、Geminiは“文章化”、NotebookLMは“根拠確認”。この分担にすると、資料の説得力が上がり、チェックで戻されにくくなります。スピードと品質は両立できます。

実務で効く「下書き→再利用」の具体テク

テク①：よく使う資料は「型箱」を作って再利用する

資料作成が早い人ほど、テンプレを持っています。提案書、報告書、稟議、社内説明。これらは毎回ゼロから作る必要がありません。NotebookLMに「型箱」を作り、完成版のテンプレを溜めていきます。
たとえば、次の型があると強いです。
・課題→原因→解決→効果→次アクション
・現状→問題→打ち手→体制→スケジュール→費用
・結論→根拠→リスク→対応→判断ポイント
Geminiで新しい資料を作ったら、型として使える部分を抜き出し、NotebookLMに保存します。次回はNotebookLMから型を引き出し、Geminiで案件に合わせて書き換えるだけ。これが“再利用の技”です。

テク②：反論対応・FAQを先に作ると手戻りが激減する

資料の手戻りが多いのは、読み手が頭の中で「でもさ…」と反論しているのに、それに先回りできていないからです。そこで強いのが、反論対応とFAQの先出しです。
NotebookLMに過去の指摘や質問を入れておき、「よく出る質問トップ5」を抽出します。その結果をGeminiに渡して「FAQスライドを1枚」「反論対応の切り返しを3つ」と作らせる。これだけで、会議の質も通りも良くなります。
反論対応が入っている資料は、承認が速いです。結果として、作成後のやり直しが減り、資料作成全体が短縮されます。

テク③：完成版は「根拠セット付き」でNotebookLMに戻す

最後の仕上げで最も重要なのが、完成版をNotebookLMに戻すときに“根拠セット”も一緒に入れることです。完成版だけだと、次回「なぜこの数字？」で止まります。根拠資料が一緒にあると、次回は質問だけで再利用できます。
おすすめは、NotebookLMに入れるときに冒頭に短いメモを付けることです。
・用途：経営会議向け／顧客提案向け
・目的：意思決定／受注／社内共有
・条件：10枚、結論先、数字は最新
これがあると、次回の自分が迷いません。作った瞬間の意図を1分で残す。これが、再利用を加速させるコツです。

今日から使えるテンプレ：指示文とチェックリスト

Geminiへの指示テンプレ（構成案）

以下は、構成案を一発で出すための指示テンプレです。コピペして使えます。
「対象は（　）です。目的は（　）です。以下の素材を使い、（　）枚のスライド構成案を作ってください。構成は結論→根拠→打ち手→効果→次アクション。1枚あたり3行、専門用語は少なめ。想定質問と反論対応のスライドを1枚入れてください。」
素材はNotebookLMから抽出した要点を貼ればOKです。条件を具体化するほど、手戻りが減ります。

Geminiへの指示テンプレ（本文）

本文は、1枚ずつ作ると品質が揃います。テンプレは次の通りです。
「スライド見出し：（　）。このスライドの本文を3行で作成。1行目は結論、2行目は根拠（数字を1つ）、3行目は次アクション。トーンは丁寧、断定しすぎない。」
これを見出しごとに回すだけで、文章のブレが減り、後から整えやすくなります。

最終チェックリスト（手戻りを減らす）

最後に、資料を出す前の最小チェックです。これだけで手戻りが激減します。
・結論が1枚目で言えている
・数字に根拠がある（出典がNotebookLMにある）
・期限と担当が明確
・反論対応（FAQ）が入っている
・次アクションが具体的
この5点を満たしていれば、資料の通りが良くなります。スピードは“質を落とす”ことではなく、“迷いと手戻りを消す”ことです。