マイナンバーカードの有効期限が近づくと、市区町村から「有効期限通知書」と照会書兼回答書が届きます。
しかし本人が高齢で外出できない、長期入院している、長期出張や海外赴任中など、本人不在の状況では代理人更新が必要です。とはいえ「何を準備すればいいの？」「暗証番号を忘れたら？」など、不安は尽きません。
そこで本記事では代理人手続きの流れと必要書類をステップごとに解説し、役所で慌てないためのコツをまとめました。
この記事を読めば、照会書兼回答書の封入方法から窓口での受け取りまでがクリアになり、ご家族や支援者が安心してサポートできます。
代理人手続きが必要なケースとは？
高齢者・長期入院など本人来庁が困難な場合
本人が要介護状態で外出が難しい、高齢者施設に入所している、あるいは病院に長期入院している場合は、代理人更新が認められています。
役所では来庁困難を示す診断書や施設の在籍証明を求められることがありますので、事前に準備しておきましょう。
加えて暗証番号を本人が思い出せないケースも多いですが、代理人が暗証番号を入力できないと即日交付ができず再来庁となります。事前に4桁・6～16桁の2種類をメモしてもらうと手続きがスムーズです。
海外赴任・遠隔地在住で帰国が難しい場合
海外赴任中や国内でも住民票所在地から離れた場所に長期滞在している場合も、代理人手続きが便利です。
照会書兼回答書は転送不要郵便で送られるため、届いていない場合は市区町村に再送依頼を出しましょう。
受け取り窓口は住民票のある自治体のみですが、一部自治体では郵送交付の特例を設けている例もあるので、公式サイトを確認し事前予約を行うと安心です。
本人の意思確認が困難な場合の注意点
認知症などで本人の意思確認が難しい場合は、法定代理人（成年後見人など）が手続きを行います。後見登記事項証明書など法的代理権を示す書類が必須となり、通常の家族代理より審査が厳格です。
このケースでは暗証番号初期化が必要となる場合が多く、即日受領できないことがあるため、予定に余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
更新手続きの全体フローを理解しよう
STEP1：照会書兼回答書の記入・封入
有効期限通知に同封された照会書兼回答書は、本人が氏名・生年月日・暗証番号を記入し、同封の返信用封筒へ封入・封かんした状態で代理人に渡します。封緘が破れている場合、窓口で差し戻されるので注意しましょう。
照会書を紛失した場合は自治体に再発行依頼が可能です。電話・メールで「代理人手続きを予定している」と伝えると、再発行書類を郵送してもらえます。
STEP2：必要書類をそろえる
代理人は本人のマイナンバーカード原本・照会書兼回答書(封入済)・代理人自身の顔写真付き本人確認書類を準備します。本人確認書類は運転免許証・旅券・在留カードなどが有効です。
本人が来庁困難であることを示す書類（診断書や施設証明）が求められる自治体もあるため、窓口サイトで事前に確認のうえコピーを用意しておくと安心です。
STEP3：窓口予約と当日の流れ
多くの市区町村では受け取り予約制が導入されています。オンラインや電話で事前に予約し、指定日時に窓口で手続きを行います。予約なしの場合、待ち時間が長引くほか、当日受付できない例もあります。
窓口では書類確認・暗証番号設定・カード交付まで約30分～1時間が目安ですが、混雑状況により変動します。余裕をもって行動しましょう。
照会書兼回答書の入手と記入ポイント
照会書兼回答書の再発行手順
照会書兼回答書を紛失した場合、本人または代理人が郵送再発行を申請できます。市区町村のマイナンバー担当に連絡し、住所・氏名・生年月日・カードの有効期限を伝えると、1週間前後で新しい書類が届きます。
転送不要郵便のため、郵便で受け取るには住民票の住所が正しいことが前提です。引っ越し後に住民票を移していない場合は、先に転入届を済ませましょう。
暗証番号記入時のよくあるミス
署名用暗証番号(6～16桁)は英数字混在、利用者証明用暗証番号(4桁)は数字のみです。桁数や文字種が違うとシステムで弾かれ、当日交付不可になります。
本人が高齢の場合、事前に大きな文字でメモ帳に控えを書き写してあげると誤記入を防げます。窓口持参の際は修正テープ不可なので、書き直しが必要なときは新しい用紙を請求しましょう。
封かん後に変更が生じた場合の対処
封入後に住所・氏名が変わった、暗証番号を変更したいなどの事情が生じた場合は開封せずに窓口へ持参し、職員に相談します。勝手に開封すると再封かんが認められず、再発行手続きが必要です。
軽微な誤りであれば窓口で訂正用紙を追加提出するだけで済む場合もあるので、慌てず職員に状況を説明しましょう。
必要書類・持ち物チェックリスト
本人関係の書類
本人のマイナンバーカード(有効期限内)は必須です。加えて次の書類を準備するとスムーズです。
- 照会書兼回答書（封入・封かん済み）
- 有効期限通知書（なくても可）
- 来庁困難を示す診断書または施設在籍証明書
代理人関係の書類
代理人自身の顔写真付き本人確認書類2点（運転免許証＋パスポート等）が基本です。1点しか用意できない場合は健康保険証など補助書類を追加して2点分を満たします。
また、本人との続柄がわかる戸籍謄本や住民票が求められる自治体もあるため、窓口案内ページで確認のうえ余分にコピーを持参すると安心です。
あると便利な持ち物
窓口予約票（スクリーンショット可）、ボールペン、本人の暗証番号メモ、印鑑（自治体によっては不要）があると、当日の手続きがよりスムーズに進みます。
特に暗証番号メモは忘れがちで、入力ミスや失念で即日交付不可になるトラブルが多いので必ず確認しましょう。
代理受け取り当日の流れと注意点
窓口での書類提出と本人確認
窓口に到着したら番号札を受け取り、受付票とともに必要書類一式を提出します。職員が照会書と本人確認書類を照合し、代理人資格が適正かを確認します。
この際封かん状態が破れていたり、書類不足があると受理されません。提出前に再点検し、不備があれば受付前に相談窓口で補正しましょう。
暗証番号入力とカード交付
書類審査が通ると、代理人が暗証番号入力端末で本人の暗証番号を入力し、カードの発行処理が行われます。入力を3回連続で誤るとロックがかかり、解除に30分以上かかる場合があります。
入力後は受領書類に署名し、新しいマイナンバーカードを受け取ります。古いカードは回収されるので、返却が必要な場合は事前にコピーを取っておきましょう。
電子証明書の利用再開タイミング
更新直後からコンビニ交付やe-Taxは原則利用可能ですが、一部サービスは自治体サーバーの反映に数時間かかります。
スマホにマイナンバーカード機能を登録している場合、カード更新後は再登録が必要です。マイナポータルアプリで「カード更新後再登録」を選択し、ガイダンスに従ってICチップ読み取りを行ってください。
まとめ
本人が窓口に行けない場合でも、照会書兼回答書を活用すれば代理人が円滑にマイナンバーカードを更新できます。更新の最大のポイントは「書類の不足と暗証番号ミス」を防ぐことです。事前に必要書類チェックリストで漏れをなくし、封かん状態をキープして窓口に向かいましょう。
2025年以降、スマホ連携やマイナ免許証との一体化など制度は進化中ですが、基本フローは変わりません。この記事を参考に、家族や支援者が安心してサポートできる環境を整えてください。
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