コツをつかめば簡単!新入社員に送る「うまくいく報連相」のポイント

報連相
報連相

社会人になったら「報連相が大事だ!」とよく聞きますよね!?

 

おそらく、あなたも一度は言われたことがあるでしょう。

実際わたし自身も新人研修の時に何度も言われたフレーズです。

 

でも、新人のみなさん。

頭ではなんとなく分かっていても、そもそも「報連相がうまい人って?」ってなんなの?明確な定義もないですし。

 

逆にある程度、社会人経験のある方は「報連相のタイミングがわからない!」と悩んでいませんか?

そして、いつも「報告が遅い!」と怒られていないでしょうか?

 

報連相のうまい人を定義するなら「複数人で行う業務のゴールを明確にし、途中過程において一切の無駄を発生させることなく遂行できるようタイミング良く情報共有できる人」となるでしょう。

 

そうか要はタイミングなのね?と思ったあなた。事はそんなに簡単ではありません。

報連相のタイミングが掴めたとしても、情報共有がスムーズいかず(上手くなく)細かく相手に伝わっていない場合もありえます。

結論から言うと報連相の上手い下手は「タイミング」と「情報共有するための順序立て」が全てです。

 

そしてそれさえしっかりしていれば、あなたの評価は高くなり、仕事も確実にうまくいきます。

 

でも企業に勤める多くの方が「報連相のタイミング」や「報告の仕方」について教えてもらった経験が少ないのが実際のところではないでしょうか。

なので、自分自身これまでの経験で報連相を行っているのが実状でしょうね。

 

このことから報連相については若手社員のみならず、ベテラン社員の中にもそのタイミングと「どうやって報告したらよいか」悩んでいる人は相当いるはずです。

 

一方で「部下の報連相がいつまでたってもできない!」と嘆いている上司の方も多いと推測します。

むしろ「うちの部下は報連相が完璧にできている」と言い切れる企業、上司の方が少ないのではないでしょうか。

 

単純にお互い「報告・連絡・相談」するだけなのになぜここまで上手くいかないのでしょう?

そこで今回は上司が求める報告のタイミングと報告の順序立て(項目立て)についてご紹介します。

 

新人(若手)社員向けに書きますが、ベテラン社員にも参考になる内容かと思います。

そしてこれは報連相のみならず、打合せや交渉事などにも使えるテクニックでもあるので、ぜひ読み進めてもらいたいです。

 

一日でも早く実践し、習慣化することによって日々の動きが圧倒的に違ってくるので、どうぞ!

 

 

報連相がうまくいかない問題点

報告

結論からいうとそれは「報告する側」と「報告を受ける側」の双方に問題があるんですよね。

 

報告する側の「問題点」

  • 相手も分かっている体で報告してしまう(細かい部分は自分しかわからない)
  • 順を追って(時系列)で報告してしまう
  • 落としどころが分らない
  • 要点がまとまっておらず、話が長い

報告を受ける側の「問題点」

  • 自分の不得意分野の話は早く終わらせたい
  • 忙しい雰囲気を出してしまう
  • 好き嫌いがある

報連相の一番の目的はお互いの情報を共有する(情報差を埋める)こと。

そして次にどういった行動を取れば良いのか決定することです。

 

でも、お互いの情報を共有することで悩んでしまうんですよね。

報連相は自分が得た情報を相手に報告・連絡・相談すること。

 

要は自分は知っていて情報を相手にも同じレベルまで引き上げることです。

ですが、自分がすでに知っているがゆえに報告が難しくなってしまうんですよね。

 

なぜなら、無意識のうちに自分しか知らない細かい背景が抜け落ちてしまうからです。

1から10全てを伝えることは無理でしょう。(逆に全部が全部伝える必要もありません。なんでもかんでも伝えるのではただのコピーです。それで良いのであれば、ボイスレコーダーそのまま提出すればいいだけですから。)

 

それでもできる限り多くの情報をいかに簡潔に伝えるか?

それが報告では重要なことになります。

 

報告するタイミング

報告のタイミング

報告するタイミング。

これには絶対これが正解だというのはありません。

えーっ!!と思ったあなた。それが現実です。

報告するタイミングに正解のない理由

  • 全く同じ業務はない
  • 全く同じ組織はない
  • 全く同じ上司はない

 

全くもって同じ状況はありえないということですね。

ただ一つ言えることは「相手を不安にさせないタイミングで報連相を行う」ということです。

 

「あれどうなった?」「前お願いした件の進捗は?」と聞かれた経験のある方。

それはあなたがどうあれ、相手にとっては「報連相のタイミングが遅い」というメッセージです。

かと言って毎度毎度、報告していては時間も無駄ですし「それぐらい自分で判断しろ!」と怒られるのが関の山です。

 

「ある程度作業の方針を決めた」「この方向で動こうと思う」「このやり方で大丈夫なのか」そういう場面で早めに報連相を心掛けるようにしましょう。

それを習慣化させることによっておのずと報連相のタイミングが身につくようになります。

 

そんなタイミングに正解のない報連相ですが「報連相が上手くいく方法」は存在しますよ。

 

それは報告する項目を明確にすることです。

次をご覧下さい。

 

報告する順序立て(報告する項目)

メモ

あなたはいま、ある業務の進捗報告を行います。

タイミングよく上司を捕まえ、いざ報告の開始です。

 

でもその報告の仕方で大丈夫ですか?

 

一方的に自分都合で1から10まで順を追って説明していませんか?

そして、ただ単純に「話しかけるだけ」ではダメです。

 

なぜなら上司には「事前の情報もなく」これから何が行われるのか分からないからです。それでは報告を受ける側の上司だって疲れてしまいます。

報連相の際に気を付ける項目

  • 報告なのか?連絡なのか?相談なのか?をハッキリさせよう!
  • 結論を先に言う!
  • どのくらい「時間」を要するのか事前に伝えよう!
  • 次回どこまでできたら報告するか明確にしよう!
  • 報告なのか?連絡なのか?相談なのか?をハッキリさせよう!

 

「お時間頂けますか?」と依頼するだけではダメです。それだけだと上司は今から南画行われるのか?

相談なのか報告なのか?ただの雑談なのか分かりません。

話しの真意・目的を探るのに労力を使わせてはダメです。

 

相談したいことがあるなら事前に「先日の○○の件でご相談があります。」とするのが上司(相手)にとっても優しい時間の取り方です。

言われた上司も「あ~あの件で相談ね。」と心構えできますから、聞き方も変わってくるというものです。

結論を先に言う

結論を先に伝える。これは鉄則ですね。

この話のゴールはどこなのか?落としどころがどこなのかをハッキリ冒頭に伝えましょう。

そうでないと話があっちに行ったり、こっちに行ったり。これまた聞く方もたまったもんじゃありません。

結論(ゴール)を先に示してあとはそこまで一直線に報告を行う。それが相手にとっても自分にとってもやさしい方法です。

「で、この話のゴールはどこなの?」と聞かれた経験のあるあなた。この部分が抜けていたんですね。

上司もゴールを知った上で報告を受けると理解度も確実にUPしますよ。

どのくらい「時間」を要するのか事前に伝えよう

あなたもそうでしょうが、上司だって忙しい時間を縫っての報告時間です。

事前にこの報連相に「どのくらい時間がかかる」のか伝えましょう。

 

上司もそのぐらいの時間であればすぐ聞こうか。あとから時間を取るのか判断しやすくなります。相手の時間を奪うのですからそのぐらいの気遣いは必要です。

一例を挙げるとしたら「○○の件で相談したいのですが、10分ほどお時間よろしいでしょうか?」と依頼するのがベターでしょう。

トピック(論点:重要なポイント)がいくつあるのかハッキリさせよう

結論(ゴール)を先に伝え、所要時間も明確にした。あとは報連相すれば良い!

これで安心と思ったあなた。ちょっと待ったです。

さらに付け加えるとしたら「ゴールまでいくつ話のポイント」があるのか。

そのポイント数を伝えてあげる、これも理解度をUPさせるために気を付けたい項目ですね。

次回どこまでできたら報告するか明確にしよう!

最後に次回の報連相をいつ行うか?そのタイムスケジュールを決めてしまいましょう。

報告してそれで終わりではありません。

 

今回の報連相を経て、また次回の報連相がやってきます。また上司から細かな指示を受ける場合もあるでしょう。

それがどこまで仕上がったら報告するなど、次回の報連相タイミングをこの場で決めてしまうのがベストでしょうね。

ここでスケジュールを擦り合わせるほうがお互い幸せですよ。

 

パソコン作業

いかがでした?

報連相の上手い下手は単に「タイミング」と結果、報告の仕方が一番重要だということがお分かりいただけたと思います。

 

「タイミング」にはマニュアルもないし、正解もない。

ただ「何か動き出すタイミング」、「不安に思ったタイミング」行う事が重要です。

 

動いたあと、それが良い方向であれば結果オーライですが、間違っていたら目もあてられませんからね。

 

また報告の順序立てを意識するだけで、まったく報連相の質があがることも理解頂けましたでしょうか?

会社という組織の中で勤めているのであれば、どんな部署であっても一人で完結する仕事はほとんどありません。多くの業務は複数人で遂行していくのが一般的ですよね。

 

営業であれば個人の売上数字など決まっているでしょうが、それを一人で成し遂げる訳ではありません。それは他の部門であってもしかりです。

業務完結まで、必要なタイミングで必要な情報を報告・連絡する。

また、自分では判断付かないようなこと、迷っている部分を相談する。

 

そういった過程を経て、仕事を完結させていくことになります。

各個人が担当する業務の集合体が一つの大きな業務完結となります。

 

そんな中で、報連相は非常に重要な意味を持ちます。

それぞれのタイミングで好き勝手仕事をしていては期日までに業務が完結しませんからね。

ぜひ今回お伝えしたことを頭の片隅において業務にあたってみてください。きっと「あれ?結構いいかも!?」と感じるはずです。

あなたのご活躍を期待しています。

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