議事録作成が10分で終わる！Gemini×NotebookLM連携術

会議が終わったあと、議事録づくりで一日が溶けた経験はありませんか。

メモを読み返し、発言者を思い出し、決定事項を探し、ようやく体裁を整える……。しかも、上司や関係者に確認を回すたびに「ここ違う」「期限が抜けてる」と手戻りが起きがちです。

議事録が遅い原因と連携で解決できる理由

「探す・照合する・整える」が時間泥棒になる

議事録が遅くなる最大の原因は、「会議の内容」ではなく情報の粒度がバラバラなことです。手元のメモは断片、チャットは流れ、録音は長尺、資料は別フォルダ……。この状態で“正しい議事録”を作ろうとすると、探す・照合する・整えるの往復が発生します。

そこで連携の出番です。Geminiに「断片を構造化」させ、NotebookLMに「確定情報を保存」します。前者は短時間で叩き台を作る役、後者は後から検索・再利用する役です。たとえば次回会議で「前回決まった期限は？」と聞かれたとき、NotebookLMに入っていれば一瞬で答えが出ます。

議事録が“作業”から“資産”に変わるのが、連携の一番の価値です。　さらに、テンプレの見出し（決定事項／宿題／担当／期限／リスク）を固定すると、誰が作っても品質が揃い、上司チェックの手戻りも減ります。

10分で目指すのは「清書」ではなく「叩き台」

「10分で終わる」と聞くと、清書まで完璧に仕上げるイメージを持ちがちですが、狙うのは叩き台の完成です。会議直後に“骨格が揃った下書き”ができていれば、あとは確認と微調整だけ。ここがゼロからだと、どこから書くか迷って時間が伸びます。

10分運用のゴールは次の3点です。
・決定事項が箇条書きで並んでいる
・宿題に担当者と期限が付いている
・次回までの論点が見える

この状態をGeminiで作り、確定したらNotebookLMに保存します。清書は“あとで5分”に回し、まずは会議の熱が冷めないうちに形にするのがコツです。　会議直後は、発言の意図や温度感を覚えているので、曖昧なメモでも補完できます。

翌日になると「この“来週”はいつ？」のように自分でも分からなくなり、確認コストが跳ね上がります。叩き台を先に出して共有すれば、関係者からの修正も早く返ってきて、結局トータルが短くなります。

まず効果が出る会議タイプを選ぶと失敗しない

この連携は、すべての会議に同じように当てはめる必要はありません。まず効果が出やすいのは、決める会議と進捗を揃える会議です。意思決定やタスクが発生する会議ほど、「決定事項と宿題」が整理されるだけで次の動きが速くなります。

一方、雑談やブレスト中心の会議は、議事録を細かく作りすぎると負担が増えます。その場合は「結論」「次の検討」「参考リンク」だけを残す軽量版でOKです。

最初の一歩は、週1回の定例会議を対象にするのがおすすめです。テンプレが固まれば、月次・役員会・顧客MTGにも横展開できます。小さく始めて成功例を作るほど、チーム導入もスムーズになります。　目安として、次のどれかに当てはまれば導入効果が高いです。

・会議後に「誰がやる？」が揉める
・期限の認識ズレが起きる
・前回の決定事項を探すのに5分以上かかる

この“ムダ”を、Geminiで即整理し、NotebookLMで検索可能にするだけで、会議の回転数が上がります。

会議前の準備で勝負が決まる

録音・資料・メモの3点セットで素材を揃える

10分で叩き台を作るには、会議中に“素材”を取りやすくしておくのが近道です。基本は録音＋資料＋簡易メモの3点セット。録音があれば、聞き返しが必要な箇所だけピンポイントで戻れますし、資料が揃っていれば数字や固有名詞の確認が速くなります。

会議前にやることはシンプルです。
・議題資料（PDF/スライド/URL）を1か所に集める
・会議名と日付を決めてフォルダ名を統一する
・録音の保存先を決める（端末/クラウド）

この“置き場所”が決まるだけで、会議後の探し物がほぼ消えます。あとはGeminiで要点化し、確定版をNotebookLMに入れれば完成です。　録音する場合は、社内ルールや相手の同意が必要なケースもあるので、冒頭に「議事録作成のため録音します」と一言添えると安心です。ファイル名は「2026-01-31_定例_プロジェクトA」のように日付先頭にすると並びが崩れません。準備は地味ですが、ここが整うほど“10分化”が現実になります。

メモは全文ではなく「目印」を残すだけでいい

会議中のメモは、全文を取ろうとすると逆に疲れます。狙いは後でGeminiが整理できる“目印”を残すことです。おすすめは、メモの先頭に次の記号を付けるだけ。
・【決】決定事項　・【宿】宿題　・【期】期限　・【確】確認事項　・【論】論点
たとえば「【宿】見積条件を整理（佐藤／2/5）」のように、担当と期限まで書けると最強です。ここまで書けない場合でも、【宿】だけ付けておけば、会議後に録音を当たりにいく場所が特定できます。
この“タグ付きメモ”があると、Geminiに投げたときに構造が崩れにくく、叩き台の品質が安定します。結果として清書の時間が短くなり、チェックの手戻りも減ります。　オンライン会議なら、チャットに流れたURLや数値も重要な素材です。

会議終了直前に「チャットの要点を貼り付けて保存」だけしておくと、後で探す手間が消えます。メモは長文よりも、短い断片を多めに残す方がAIに向きます。

AIは“素材の整理”が得意なので、あなたは“素材の収集”に徹する、という分業がうまく回るコツです。

テンプレ質問を作ると毎回の迷いが消える

議事録の時短は、毎回考える作業を減らすほど加速します。そこで効くのがテンプレ質問です。会議が終わったら、Geminiに同じ指示を投げるだけで形が揃います。たとえば次のセットを固定してください。

・要約は「結論→理由→次アクション」の順
・決定事項／宿題（担当・期限）／未決事項／次回議題に分ける
・重要な数字と固有名詞はそのまま残す

このテンプレをメモ帳に保存しておけば、コピー＆ペーストで即スタートできます。
さらに、NotebookLM側にも「このノートの目的」「よく聞く質問」を最初に書いておくと、後から探しやすくなります。テンプレは“道具箱”です。作ってしまえば、次からは考えずに回せます。　慣れてきたら、会議タイプ別にテンプレを分けるとさらに速いです。定例は進捗中心、顧客MTGは要望・懸念中心、役員会は意思決定中心、と見出しを変えるだけで完成度が上がります。テンプレが増えても、使うのは“自分がよく出る会議”の2〜3種類で十分ですよ。

会議直後の10分：Geminiで要点抽出する手順

まずは素材を1つの束にして前提を書き添える

会議が終わったら、まずGeminiに渡す素材を1つの束にします。おすすめは「メモ」「チャット要点」「資料リンク」「録音のタイムスタンプ（分秒）」の4点です。全部を完璧に揃える必要はなく、最初はメモとチャットだけでもOK。

ポイントは、素材の先頭に“会議の前提”を短く書くことです。たとえば「目的：A案件の見積条件を確定。参加者：営業2名、技術3名。結論が必要：担当と期限」といった具合です。前提があると、Geminiは要約の軸を外しにくくなります。

この段階でやるべきは、素材を整えるだけ。文章化は後でAIがやります。会議直後の5分を“素材整理”に使うと、10分議事録が安定して回り始めます。　また、社外秘の数値や個人情報が混ざる場合は、素材段階で伏せ字（例：顧客名→A社、金額→◯◯円）にしておくと安全です。後で清書するときに元の資料で復元すれば問題ありません。安全に使える形に整えてからAIに渡す、これが長く続く運用の土台になります。

プロンプトを固定して「叩き台」を一発で出す

次に、Geminiへ投げる指示（プロンプト）を固定します。ここがブレると出力もブレます。基本形は次の通りです。
「以下の素材から議事録の叩き台を作成。構成は①決定事項②宿題（担当・期限）③確認事項④次回議題。文体はです・ます。箇条書き中心。曖昧な点は“要確認”として残す」

この指示に素材を貼り付けるだけで、ほぼ形になります。
さらに時短したい場合は、「宿題一覧だけ先に出して」と先にタスクを抜き、すぐ関係者に共有してしまうのも有効です。宿題が先に動けば、議事録の清書は後でも困りません。Geminiは“先に動ける情報”を取り出すのが得意なので、急ぐときほどタスク抽出を優先すると効果が出ます。　出力の品質を上げるコツは、指示に制約を入れることです。

例えば「全体600字以内」「決定事項は最大5件」「期限は日付で表記」など。制約があると、読みやすい議事録になります。逆に、詳細版が必要なら「発言の背景も1行で補足」と足してください。
最初は“短く作って足す”が失敗しにくいです。長文を削るより、短文を追加する方が判断が速いからです。

確認は3点だけ：数字・期限・固有名詞

Geminiが出した叩き台は、そのまま送らず3点だけ確認しましょう。①固有名詞（人名・案件名）②数字（数量・金額・回数）③期限（いつまでに）。ここがズレると、後で大きな手戻りになります。逆に言うと、この3点さえ押さえれば、文章の言い回しは多少ラフでも問題になりにくいです。

確認が終わったら、追記よりも“差し替え”で整えるのがおすすめです。たとえば、曖昧な箇所は「要確認：A社の納期条件」と明示し、次回会議やチャットで潰せる形にします。議事録は完璧な文章ではなく、次の行動が起きる設計が正解です。

最後に、共有用の短縮版（宿題一覧だけ）もGeminiに作らせておくと、Slackやメールでの展開が早くなります。　たとえば「宿題一覧→先に共有→当日中に修正版」この順にすると、関係者の記憶が新しいうちに修正が集まりやすいです。ファイル名に「v1」「v2」を付けるだけでも、最新版が迷子になりません。10分運用はスピードが命ですが、最低限の確認と版管理を入れると、安心して回せるようになります。

NotebookLMでナレッジ化して「次に使える」状態へ

議事録だけでなく関連資料も一緒に保存する

Geminiで叩き台ができたら、次はNotebookLMに保存して資産化します。ここでのコツは、議事録だけを入れるのではなく「関連資料も一緒に入れる」こと。議事録単体だと根拠が追えず、後から確認が必要になります。

おすすめの入れ方は、①議事録（確定版）②会議資料（PDF/スライド）③参考リンク（仕様、見積条件、契約条項など）を同じノートにまとめる方法です。ノート名は「案件名＋会議種別」、本文冒頭に「目的／期間／参加者」を短く書いておくと、後から迷いません。
こうしておけば、次回「なぜこの判断になった？」と聞かれても、NotebookLMに質問するだけで背景が追えるようになります。　さらに、ノート冒頭にタグを付けると検索性が上がります。例：#決定 #宿題 #見積 #リスク。厳密にやる必要はなく、よく使う3〜5個で十分です。議事録を“置く”だけでなく、“探して使える”状態にするのがNotebookLMの価値なので、最初に少しだけ整えておくと後がラクになります。

テンプレ質問で「読む」から「取り出す」運用へ

NotebookLMに入れた議事録は、ただ保管するだけではもったいないです。強いのは、質問して取り出せる点。例えば次のように聞くと、次の会議準備が一気に楽になります。
・前回の決定事項を3行で
・宿題の担当と期限を一覧で
・未決事項と次回の論点は？
・リスクと対策案を整理して
こうした質問をテンプレ化しておけば、毎回“読む”のではなく“取り出す”運用に変わります。

特に便利なのが、関係者からの問い合わせ対応です。「あの件どうなった？」に対して、議事録を探して貼るのではなく、NotebookLMに聞いて要点だけ返せます。回答のスピードが上がり、チームの停滞が減ります。　また、週次のまとめにも効きます。NotebookLMに「今週の決定事項トップ5」「遅れている宿題」「来週の重要論点」を聞き、Geminiで“共有文”に整形すれば、報告メールや朝会の原稿が一瞬でできます。読む→書くの二度手間が消え、情報共有が軽くなります。

議事録を素材にして提案・教育・改善へ横展開する

連携が本領を発揮するのは、2回目以降です。NotebookLMに議事録と資料が溜まると、Geminiへの指示も“過去資産”を前提にできます。たとえば「過去3回の定例から、遅延原因の共通点を抽出して」「提案書の反論対応をFAQ化して」など、単発作業が“改善活動”に変わります。
具体的には、次の再利用が鉄板です。
・次回会議のアジェンダ作成（未決事項から自動生成）
・提案書の根拠集（決定理由と数字を抜粋）
・手順書／FAQ（繰り返し出る質問を整理）
こうして議事録が“過去ログ”ではなく“次の成果物の素材”になると、会議の投資対効果が一段上がります。　新人が入ったときも、NotebookLMに「この案件の経緯を1分で説明して」と聞けば、オンボーディングが速くなります。監査や振り返りが必要な場面でも、判断の根拠が追えるので安心です。蓄積したノートが増えるほど、Geminiのアウトプットも“自社らしい言葉”に寄っていき、修正の手間が減っていきます。

運用の注意点と定着のコツ

機密と共有範囲を決めて安心して使える土台を作る

業務でAIを使うときに一番大事なのは、安心して続けられるルールです。特に議事録は、顧客名・金額・個人情報などが混ざりやすいので、入力前の整形を習慣にしましょう。
おすすめは次の3つです。
・機密度が高いものは伏せ字（A社、◯◯円）にする
・共有範囲を決める（案件メンバーのみ／部門内など）
・保存期間と削除ルールを決める（プロジェクト終了後など）
これだけでも心理的ハードルが下がり、チームが使い続けやすくなります。まずは“守れる最小ルール”から始め、運用しながら整えていくのが現実的です。　録音についても同様で、社内規程や取引先との取り決めがある場合は、それに従ってください。社外向けの議事録を作るときは、内部事情がにじむ表現（評価、推測、感情）を削り、事実と合意事項だけに絞ると安全です。NotebookLMには“社内版”、外部共有は“抜粋版”という二段構えにすると、漏えいリスクを下げつつスピードも保てます。

AIの誤りを防ぐ品質管理：最小チェックと役割分担

AIの出力で気を付けたいのは、もっともらしい誤りです。議事録では特に、数字・期限・固有名詞がズレると事故になります。そこで運用としては、チェック項目を固定してしまいましょう。
・数字（数量、金額、回数）は元資料と突合
・期限は「日付」で表記し、相対表現（来週）を残さない
・担当者名は最新の体制で確認（兼務や変更に注意）
この3点を確認するだけで、リスクは大きく下がります。
また、決定していないことを“決定事項”として書かないよう、Geminiには「曖昧な点は要確認で残す」と必ず指示してください。議事録は正しさが命。AIは加速装置であって、最終責任は人が持つ、と割り切ると運用が安定します。　役割分担も決めるとさらにラクです。作成者は“叩き台を当日中”、議長やPMは“決定事項だけ確認”、各担当者は“自分の宿題だけ確認”というように、確認範囲を絞ります。全員が全文を読む運用は続きません。確認範囲を小さくして、速く回すほど、結果的に正確さも上がります。

5分ルーティンと簡単KPIで“続く仕組み”にする

最後は習慣化です。おすすめの“最小ルーティン”は、会議後に次の3つだけやること。
①メモ＋チャット要点を1つにまとめる
②Geminiで叩き台を作る（宿題一覧を先に出す）
③確定版をNotebookLMに入れる（資料も一緒に）
これで、議事録が個人の作業からチームの資産に変わります。
効果を見える化するなら、KPIはシンプルでOKです。議事録作成時間、探し物の時間、手戻り回数の3つを1週間だけ測ってみてください。数字で減っているのが見えると、続ける理由が強くなります。
完璧を目指さず「10分で出す→直す→溜める」を回す。これがGemini×NotebookLM連携で業務効率化を成功させる近道です。　週末に5分だけ、NotebookLMに「今週の会議で繰り返し出た論点は？」と聞き、Geminiで“改善メモ”にすると、テンプレも育ちます。運用が育つほど、あなたの議事録は速く、強く、再利用しやすくなっていきます。