タスク管理を始めたいけれど、なるべく手間をかけずにシンプルに運用したい──そんな方にこそNotionはうってつけです。
ドラッグ＆ドロップだけでカンバンボードが作れ、進捗や優先度を一目で確認できるのが大きな魅力。さらに、スマホでもサッとチェックできるので「どこにいても今やるべきこと」がはっきりします。
本記事では「タスク管理だけやってみたい」という超入門者のために、余計な機能をそぎ落とし、最短で実践に移せるステップを順番に解説。
読み終わるころには、自分専用のタスクボードが完成し、明日からの行動がグッとスムーズになるはずです。
タスク管理をNotionで始める前に知っておきたい基本
タスクとは？カードの考え方を理解しよう
タスクとは「完了の定義がある作業」を指します。Notionではタスクをカードというブロックで表し、ステータスや期限といった情報をプロパティとして保持します。
カードごとに「タイトル＝行動の第一歩」を書くと、後から見返しても迷わず着手できるのがポイント。
たとえば「資料作成」ではなく「資料の章立てを整理する」といった“具体的かつ完了が明確”な表現にすると、達成感も得やすく継続につながります。
ワークスペースとページ構成のポイント
Notionではワークスペースが“家”、ページが“部屋”のイメージです。タスク管理だけに集中するなら、トップページを「My Tasks」などシンプルな名前にし、その中にボードを配置するだけで十分。
複数プロジェクトを扱う場合は、サブページで区切り「仕事」「プライベート」といったラベルを付けると混同を防げます。
はじめは階層を浅く保つことが迷子にならないコツです。
無料プランで始める準備チェックリスト
無料プランでもページ数・ブロック数の制限はなく、タスク管理には十分な機能が使えます。
登録後にまず確認したい設定は以下の３つ。
- 言語：日本語に変更して学習コストを削減
- タイムゾーン：正確な期限通知のため必ず「Asia/Tokyo」に
- 通知：メールとアプリの頻度を絞り、情報過多を防止
ここまで整えれば、タスク管理の土台は完成です。
シンプルボードの作り方：３ステップ
ステップ１：テーブルをボードビューに変換
まずは「/table」と入力してテーブル・インラインを作成し、＋ Newでタスクを１件だけ追加します。
次にビュー切替アイコンからBoardを選択すると、自動でカンバン形式に変換。初期状態では列が１つしかないので、後述のステップで列を増やしていきます。
テーブル→ボードの流れを覚えると、後にカレンダーなどへの切替もスムーズになります。
ステップ２：ステータス列を設定
ボード化すると列ヘッダーが「Name」だけになっています。ここを「Status」にリネームし、プロパティタイプを「Select」
ステップ３：ドラッグ操作でタスクを動かす
カードをドラッグ＆ドロップして列を移動するだけで、裏側のステータス値が自動更新されます。
完了タスクは「Done」列に溜まるので、達成感が可視化されモチベーションアップ。
慣れてきたら、フィールドを追加して「優先度」「担当者」などを設定し、より詳細な管理へ発展させることも可能です。
進捗を見える化するビュー切替テクニック
一覧ビューで全体を把握
ボードが増えてくると、カードの枚数が多く全体像をつかみにくくなります。そこで新しいビューをTableとして追加し、全タスクを行単位で並べると一覧性が向上。
列幅を狭めればスマホでもスクロール回数を抑えられ、通勤時の確認に便利です。
カレンダービューで締切を管理
締切に追われる案件が増えたら、Calendarビューを追加。Dateプロパティを設定しておけば、タスクが日付のマスに自動配置されます。
先の予定が詰まっている日は色が密集して表示されるため、負荷バランスの調整も一目瞭然。
空いている日にカードをドラッグすると期限が更新されるので、リスケも直感的です。
フィルターとソートで優先度別に絞り込む
カードが増えすぎると、重要タスクが埋もれがちです。
- フィルター：Priorityが「High」のみ表示
- ソート：締切日順に昇順
この２つを組み合わせると、今日やるべきタスクが最上部に来るので迷う時間をゼロにできます。
日常運用をラクにするリマインダー＆通知設定
@remindを活用した期限通知
Notionはカード内で@remind 2025-07-15 09:00のように入力すると、指定時刻にプッシュ通知が届きます。
自然言語入力にも対応しており「tomorrow 18:00」でもOK。英語が苦手でも日付さえ認識すれば問題なく運用できます。
モバイル通知で隙間時間を有効活用
スマホアプリをインストールし、設定→Notificationsで「Mobile Push」をオンにすれば、電車内や待ち時間でもタスク更新を見逃しません。
通知が多すぎると感じたら、ボード単位でMute設定し、重要ページだけに絞ると快適です。
チーム共有時の通知コントロール術
複数メンバーでボードを使う場合、コメントごとに全員へ通知が飛ぶと情報過多になります。
ページ上部の「Follow」ボタンを外すだけで自分宛ての通知を停止できるので、必要なカードだけ「Follow」しておくと集中力を保てます。
継続できる仕組みづくり：よくある疑問と解決策
毎朝３分のレビュー習慣
朝一番にボードを開き、「To Do」列のカードを確認するだけでも効果抜群。不要なタスクをアーカイブへ移動し、今日やるタスクを選ぶ３分間が、その日の生産性を決定づけます。
このルーティンをカレンダーでリマインドすると、忘れずに習慣化できます。
タスク完了率を上げる小さな工夫
カード名は動詞から始める（例：「企画書の章立て作成」）と、脳が行動をイメージしやすくなります。
さらに「所要時間」プロパティを追加し、15分以内で終わるタスクをスキマ時間用にタグ付け。
短時間で終わる項目がすぐに見つかり、完了数が増えてモチベーションが維持しやすくなります。
挫折しないためのバックアップとアーカイブ
完了タスクが溜まりすぎるとボードが重くなるため、月末に「Done」列を選択して右クリック→Move toで「Archive」ページへ移動。
月間レビュー時に成果を振り返りやすいだけでなく、ボードが軽くなり動作も快適です。
加えて月１回の「Export」バックアップを取っておけば、万が一のデータロスにも備えられます。
まとめ
Notionなら「ページを作る→テーブルをボードに変換→カードを動かす」の３ステップで、誰でもすぐにシンプルなタスク管理を始められます。
ビュー切替や通知設定を活用すれば、進捗の可視化とリマインダーが自動化され、仕事もプライベートも迷わず進行。
まずは本記事の手順通りにボードを作り、明日のタスクを１件登録してみてください。
小さな一歩が、着実な成果と継続のコツにつながります。
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